Cómo organizar y gestionar tus fuentes de información

 

Es bien sabido por todos los lectores del blog que nos encontramos en la era de la sobreabundancia de información, por lo que es una cuestión vital saber cómo organizar y gestionar tus fuentes de información. Lo que antes de internet se podía conseguir conservando recortes de periódico o fotocopias, ahora se convierte en una tarea mucho más exigente; decenas o cientos de blogs, columnas de opinión, artículos, tuits, infografías, archivos de audio y vídeo… Consumimos muchos contenidos a lo largo del tiempo y es necesario disponer de herramientas para poder archivar, organizar, compartir y recuperar esos contenidos cuando sea necesario. Para un periodista, es una labor incluso más crítica, pues debe poder acceder a toda la información de su archivo de forma rápida y sencilla; no es algo que podamos confiar exclusivamente a nuestra memoria.

No es la primera vez que hablo de este asunto. Hace algo más de un año, hablaba de mi dieta informativa y unos meses después de ese post,  de algunas herramientas para procesar, compartir y archivar información; desde entonces he ido perfeccionando el método y creo que ya está lo bastante maduro para poder hablar de ello en el blog.

Recibir y clasificar la información

El primer paso es elegir una buena plataforma para en la que unificar tus fuentes y tus lecturas. Yo he apostado por Feedly, que se ha convertido en el heredero más aventajado del Google Reader. A través de Feedly recibo las actualizaciones de más de 70 fuentes diferentes de comunicación y tecnología, que puedo consultar desde mi smartphone, la tablet o cualquier PC con conexión a internet. He terminado tan a gusto con Feedly que incluso me he suscrito al servicio Premium, que por poco más de 35 euros al año me permite buscar entre los feeds archivados y se integra con Evernote, como explicaré más adelante. Además de Feedly, Twitter es la otra gran herramienta con la que accedo a la información. Con más de 175 cuentas seguidas y subiendo poco a poco, mi timeline está salpicada de grandes y pequeñas historias, e intento consultar Twitter tan a menudo como puedo. Y por supuesto, sigue quedando el descubrimiento a través de recomendaciones de los amigos en redes sociales o la navegación sin rumbo en la que acabas llegando a textos interesantes.

En cualquiera de los casos, es necesaria una manera de poder guardar y recopilar aquello que me interese conservar y Evernote se ha convertido en la aplicación de referencia donde archivo todo lo que leo y considero que puede ser de interés. He creado una estructura de libretas en las que dentro de la carpeta de tareas, incluyo tres libretas con las tres acciones más comunes cuando encuentro un texto de interés: Para leer significa que merece una segunda lectura más atenta, pues puede ser materia para un post; y las carpetas Para Hootsuite y Para Spundge donde mando aquellas entradas que quiero compartir en el futuro. Como a Evernote también puedo acceder desde cualquier dispositivo, puedo consultar todas esas notas cada vez que tengo un momento libre.

Compartir y archivar la información

El siguiente paso es compartir esa información que he considerado de interés. Para eso, sigo usando Hootsuite, que me permite con apenas dos o tres clics, programar contenidos y enlaces que considere interesantes para los seguidores del blog en redes sociales. Durante estos primeros días de septiembre aún no he comenzado a compartir enlaces, pero a partir de esta semana retomaré el hábito así que si quieres recibir contenidos de calidad, no dudes en seguirme en Twitter o Facebook.

Además de Hootsuite, también continúo usando Spundge, en la que mantengo el cuaderno Periodismo sobre periodistas, con una recopilación de entrevistas, vídeos y tuits en los que los periodistas son los protagonistas. Lo que me gusta de Spundge es su facilidad a la hora de añadir contenidos al cuaderno y que es muy visual, como puedes comprobar en la captura que acompaña este post. Pienso que aún quedan cosas por mejorar en la plataforma, como el tema de los idiomas, pero creo que tiene mucho futuro para crear este tipo de archivos visuales, que es la idea detrás de Periodismo sobre periodistas: mantener un archivo continuado de enlaces en los que poder leer y escuchar a periodistas hablando sobre periodismo.

Esa función, la de archivo, no solo la realizo a traves de Spundge; tanto Evernote como el propio Feedly me sirven como archivo para todo aquello que quiero conservar. Gracias a la función de búsqueda del Feedly premium y a la potente búsqueda en las notas de Evernote, estoy seguro de que podré encontrar cualquier cosa aunque hayan pasado meses o años… siempre que lo haya archivado correctamente, claro. Además de eso, Scrivener sigue siendo la herramienta donde escribo cada post y el repositorio en el que puedo encontrar rápidamente una cita de Pepe Cervera sobre la que escribí hace dos años o lo que publiqué en junio sobre el futuro del periodismo. Algo esencial para no repetir temas innecesariamente en el blog.

Con todas estas herramientas puedo decir que me mantengo informado y que controlo todo lo que leo, clasificando, compartiendo y archivando la información. Espero que te haya sido de ayuda y si conoces alguna otra herramienta que pueda ser útil para organizar y gestionar tus fuentes de información, no dudes en compartirla en los comentarios.

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Mi historia con Evernote

A poco que tengáis algo de actividad, tanto en internet como fuera de ella, empezaréis a acumular papelitos y post-it con teléfonos, ideas, recordatorios, notas… un cúmulo de información que siempre quieres organizar y nunca te pones con ello. Y cuando por fin te compras una “superlibreta” donde apuntar todo según vas necesitando, encuentras que muchas veces necesitas tener esos mismos apuntes organizados de alguna manera para poder trabajar con ellos desde el ordenador. Yo era una de esas personas y confieso que, muchas veces, mi mesa era un caos a pesar de libretas u organizadores. Pero eso ya terminó, gracias a Evernote.

 

 

Aunque Evernote ya lleva unos pocos años en activo, no ha sido hasta este verano que lo instalé en mi PC para ver si podía solucionar una necesidad que tenía prácticamente desde que empecé a trabajar en gabinetes de prensa. Después de tanto tiempo atendiendo y solucionando todo tipo de gestiones, uno termina con un catálogo de números de teléfono y correos electronicos bastante considerable. Los teléfonos VIP, por decirlo de alguna manera, iban a la agenda automáticamente, pero nunca sabia que hacer con el resto de contactos, que al final permanecían en el cuaderno u hoja donde se apuntaran originalmente.

 

¿Qué ocurría? Que pasados los meses necesitas hablar con alguien de determinado programa de radio, por ejemplo, y recuerdas que una vez ya hiciste una gestión con ellos pero no encuentras el teléfono ni te acuerdas del nombre de la persona. Eso me ha pasado más de una y más de dos veces y por eso buscaba una herramienta que me permitiera apuntar teléfonos y datos asociados (nombre, correo electronico, notas…). Probé primero con una tabla de Excel, pero no me satisfacía visualmente, al fin y al cabo era algo que iba a consultar constantemente y una tabla no es lo más bonito. Probé guardándo contactos en la agenda de outlook y en los contactos de gmail, pero las búsquedas en ambos casos no eran todo lo fluidas que necesitaba. Así que abandoné la idea… hasta este verano.

 

No recuerdo qué me convenció para instalarla, pero fue empezar a hacer notas con los contactos y experimentar una gran satisfacción al ver que, por fin, habia encontrado lo que buscaba. En una nota apunto todo lo que sepa del contacto y luego, a la hora de buscar, solo tengo que empezar a escribir en la casilla de búsquedas y Evernote me selecciona las notas que cumplen los requisitos. Puedo buscar por nombre, por el número de teléfono, por el medio para el que trabajan, por su e-mail o por cualquier cosa que haya apuntado. Tengo 294 notas en mi libreta de teléfonos y tengo la tranquilidad de que puedo encontrar exactamente lo que busco en menos de un segundo, algo que no tiene precio.

 

Y como Evernote está sincronizado en todos mis dispositivos, puedo acceder a través de mi smartphone a todas mis notas o crearlas desde el móvil para trabajar luego con ellas en el PC. Puedo hacer una grabación de audio para escucharla en el PC; puedo tomar una fotografia con el móvil, escribir una anotación en ella y compartirla por correo electronico; puedo hacer una checklist de tareas y tenerla siempre conmigo, o una lista de vídeos musicales enlazados a Youtube para poder escucharlos en cualquier momento. Con la extensión Evernote Web Clipper puedo capturar cualquier página web que me interese para consultarla más adelante. Puedo mandar a una dirección de correo mía de Evernote los mails que me interese conservar… Las posibilidades son ilimitadas.

 

Esto no es un post patrocinado y mi única relación con Evernote es que uso su aplicación, así que creeme cuando te digo que merece la pena. Yo empecé a usarla para una necesidad concreta que tenía por mi trabajo y cada vez le encuentro más utilidades. Si le das una oportunidad, seguro que resuelves ese problema que siempre has tenido o encuentras usos en los que nadie ha pensado aún. Y además su versión gratuita es más que suficiente para las necesidades de la mayoría de las personas. ¿A qué esperas para instalarla?

 

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