El mayor espectáculo del mundo

Organizar grandes eventos es como ser el maestro de ceremonias de un circo de pistas infinitas, debes estar pendiente de mil detalles y vigilar que todo esté listo en el plazo fijado. Congresos, campañas electorales, o giras de conciertos son ejemplos de eventos multitudinarios que requieren trabajar con precisión militar. Yo me voy a referir a lo que conozco mejor, que son mitines y campañas electorales y, en menor medida, congresos y convenciones.

La preparación de un mitin masivo o de la convención de un partido no difiere tanto de preparar una rueda de prensa, la diferencia es la escala. En ambos casos, tienes que convocar a los medios, asegurarte de que tienen un espacio adecuado y la infraestructura necesaria para poder trabajar antes, durante, y después del evento, y estar preparado para los imprevistos que puedan surgir. Es el mismo trabajo, pero en un caso es una rueda de prensa con 20 periodistas y en otro es un mitin con 100 periodistas acreditados y 5.000 personas de público.

Como todo en esta vida, para poder sacar adelante estos eventos multitudinarios lo importante es la preparación y el trabajo en equipo. Es imposible que una sola persona esté pendiente de todos los detalles de un evento, desde su concepción hasta la celebración del mismo. En mi experiencia, comienzo a participar en estos eventos con una serie de trabajos hechos: el lugar del evento ya está elegido y la infraestructura del acto está comenzando a montarse. ¿Qué es lo que hace entonces el miembro del gabinete de prensa?

En pocas palabras, todo lo que sea necesario para que el acto vaya como la seda y los medios puedan hacer su trabajo. Tienes que elegir y habilitar una sala de trabajo para los periodistas, además de un espacio específico y reservado para los medios cerca del escenario principal, para los que deseen seguirlo “en vivo”, y ambos puestos deben tener toda la equipación necesaria a nivel técnico para que puedan trabajar al mismo tiempo televisiones, radios, periódicos, medios de internet… Por supuesto, esa equipación exige que tengan tomas de audio y vídeo en ambos puntos, para poder recoger el sonido y la imagen del acto, además de algo que puede parecer una tontería pero es esencial: tomas électricas y enchufes en cantidad suficiente. No hay nada peor que un periodista que no pueda trabajar por no tener luz.

A todos estos condicionantes se ha unido otro en los últimos años: que las salas elegidas no sean “puntos negros” de cobertura para los portatiles o teléfonos móviles. Afortunadamente, esos puntos van desapareciendo en todos los grandes edificios, pero yo he vivido un final de campaña electoral con bastantes quejas de los periodistas por haber elegido una sala interior sin apenas cobertura. Por suerte, la solución era tan sencilla como escribir en la sala y salir luego al exterior para enviar la información, pero siempre recordaré a esos hombres y mujeres sujetando su portatil y buscando por el pasillo un punto donde les dejase enviar.

Además, tienes que preparar un puesto de control y acreditaciones para los medios, preferiblemente en un acceso distinto al del público en general. A veces, te bastará con una simple mesita en una puerta lateral, pero si en el mitin intervienen miembros del Gobierno o incluso el Presidente, la seguridad pasa a ser la variable que determina todo y tus decisiones deben supeditarse a ello, buscando un punto más amplio para poder instalar un control de seguridad además del tuyo propio.

Después de todo esto, sólo te queda cruzar los dedos y que nada falle durante el evento. No importa que lo tengas todo bien preparado y pensado, cualquier imprevisto puede dar al traste con toda tu planificación, así que la rapidez mental es esencial cuando algo falla. Por eso, el acto no acaba hasta que se marcha el último periodista, sea la hora que sea. Cuando eso ocurre, es cuando puedes sentarte, respirar aliviado y empezar en el próximo evento…